Conceptos básicos

• Introducción
• Licencia
• Requerimientos de hardware y software
• Otras versiones
• Módulos

Introducción

Con Appex Gestión Comercial podrá realizar lo siguiente:

• Controlar el stock de su negocio de una forma detallada: los productos se pueden asociar a proveedores y vendedores (comisión) y también pueden tener variantes.

• Cada producto posee su rubro, subrubro y marca

• Código de barra simple y compuesto (para productos de cantidad variable, empaquetados) totalmente configurable

• Hasta 5 listas de precio cada una con su porcentaje de utilidad

• Redondeo para coincidir con la denominación de monedas o billetes que más posea en caja

• Tiene la posibilidad de realizar una carga completa y una carga rápida

• Registrar ventas: clientes con todos los datos y control de quién puede tener cuenta corriente incluyendo un límite de deuda.

• Podrá cargar el rubro de cada cliente, lo cuál será útil para realizar promociones según la actividad que realiza cliente

• Puede separar los clientes por tipo

• Múltiples medios de pago: efectivo en varias monedas, tarjetas de débito y crédito, cheques, transferencias, depósitos y cuenta corriente

• Comprobantes: 

• Uno o más puntos de venta

• Facturas, notas de crédito, notas de débito A/B/C, remitos, recibos y comprobantes no fiscales de control interno. Soporta facturación manual, controlador fiscal o facturación electrónica

• Soporte para Impresión térmica

• Registrar compras

• Proveedores con todos los datos separador por tipo

• Comprobantes: facturas, notas de crédito, notas de débito, remitos

• Control de caja

• Múltiples cajas

• Movimientos manuales y automáticos (por cualquier movimiento que involucre efectivo)

• Múltiples conceptos de caja

• Apertura y cierre de caja

• Control de la cantidad de valores en caja (cantidad de monedas y billetes de cada denominación)

• Fondos (movimientos bancarios)

• Múltiples cuentas bancarias

• Cartera de cheques con posibilidad de asentar el depósito, cobro, rechazo de un cheque

• Movimientos bancarios

• Tarjetas (movimientos de tarjetas)

• Múltiples tarjetas y planes

• Movimientos de tarjeta

• Configuración detallada

• Hasta 5 listas de precio con un nombre a elegir

• Cuenta de correo electrónico para el envío de reportes de deuda y comprobantes de facturación electrónica a los clientes

• Cada elemento del sistema (productos, clientes, rubros, etc.) pueden tener una numeración automática o manual

A nivel general también todos los reportes son exportables a Word, Excel, PDF y otros y todas las consultas son detalladas y se pueden copiar los resultados.

Licencia

HardKey

El hardkey (o llave de hardware) es un dispositivo, una mini-computadora, que se conecta al puerto USB de la PC y que contiene almacenada información sobre el cliente y la licencia adquirida.

¿Qué tiene esto de especial? 

Nuestro sistema no tiene un costo mensual sino que es de pago único por los módulos que se adquieran y luego abona, una única vez también, por cada modificación que quiera hacer a la licencia (agregar algún módulo, comprar para más puestos, etc.)

Toda esa información está contenida en el hardkey de forma que si la PC se daña, es objeto de un robo o se pierde; mientras tenga el hardkey asegurado no tendrá que volver a pagar por una licencia. Esto es una gran ventaja para el cliente ya que discos dañados o modificaciones para mejorar una PC son algo común y sería un limitante vincular la licencia con las características de la PC.

PROTEJA SU HARDKEY: Si pierde la llave, la roban o sufre algún daño no cubierto por la garantía (vea el Esquema general de licenciamiento más abajo) tendrá que abonar otra licencia porque el HARDKEY representa al sistema y no el software.

Esquema general de licenciamiento

La licencia del sistema está formada por los módulos adquiridos y la cantidad de licencias de cada uno considerando la primera licencia como licencia maestra y el resto como licencias adicionales (ambos bajo un esquema de precios diferente).

Cada compra de una licencia maestra de Stock Base (núcleo del sistema) representa la compra de una llave de licenciamiento por hardware (HardKey) y desde allí se añaden tantas licencias de cada módulo como sea necesario.

Los costos derivados de la instalación, configuración y migración desde otro sistema se presupuestarán por separado analizando cada caso en particular.

El sistema consta de un servidor de licencias instalado en el servidor principal donde se encuentra conectado el HardKey y el motor de base de datos del sistema; es decir, los tres en el mismo equipo.

El consumo de licencias es por instancia de la aplicación abierta; es decir, cada vez que se abre la aplicación se consumen los módulos adquiridos y configurados para la misma. Cuando el sistema se cierra, automáticamente dicha licencia se libera.

Garantía del HardKey

• Cada Hardkey se entrega libre de fallas y con más de 200 horas de prueba continua en distintos equipos

• Cada Hardkey incluye un cable USB con protección contra interferencias

• Ante una falla de fabricación comprobada hay reemplazo sin costo

• Ante daño causado por el usuario, pérdida o robo se debe adquirir una nueva licencia del sistema completo

Uso fuera de LAN (red local)

• El software está diseñado SOLO para uso en LAN (red local)

• Intentar usarlo por internet, VPN o cualquier otro método externo es bajo la responsabilidad del cliente. En esos casos, no aplica garantía ni soporte por fallas, ṕerdidas de datos, interrupciones o errores.

Actualizaciones

• Nuestro equipo publica actualizaciones de corrección (error fixes) de manera periódica las cuales no conllevan ningún cargo extra para el cliente

• Todas las actualizaciones derivadas de la incorporación de nuevas funciones o por cambios de normativas de agentes externos (por ejemplo, ARCA) tienen costo extra a presupuestar en el momento de requerirse las mismas

Requerimientos de hardware y software

Detalles

• Procesador: Core i3 (generación 11 o superior recomendada)

• RAM: 8GB RAM DDR3 mínimo (16GB recomendado)

• Disco: 2GB libres en disco (disco sólido recomendado para sistema operativo y motor de base de datos+disco rígido para los archivos de la base de datos)

• Monitor: 19 pulgadas o superior con resolución de 1360x768+ (recomendado 1920x1080 Full HD)

• Sistema operativo: Windows 10 22H2+

• Red local: mínimo 100 mbps reales (si se utilizan módulos en red)

• Internet: recomendado fibra óptica (100mbps o superior)

Otras versiones

Detalles

• APPEX SIGECO R3E para grandes volúmenes de datos (requiere de una licencia de SQL Server 2022 Standard dada por Microsoft. El sistema sigue funcionando de forma normal sin necesidad de adquirir otra licencia de AlfaOmega Software)

• APPEX SIGECO CLOUD con funcionamiento total en la nube y pago mensualizado (actualmente en desarrollo)

Módulos

Jararquía

El sistema está conformado por distintos módulos que le otorgan funciones específicas. Esto hace que el sistema se adapte a las necesidades del cliente ya sea con un negocio en pleno funcionamiento como los que recién comienzan.

Los siguientes son los módulos que conforman el sistema en su totalidad.

Las flechas de color gris indican la dependencias de cada módulo.

Flujo de mercadería

01 - Stock Base (módulo central)

Descripción:

• Artículos

• Carga de artículos en modos completo y rápido con precio de costo o PVP a elección, IVA, etc.

• Hasta 5 listas de precios

• Rubros y subrubros

• Marcas

• Código de barras fijo (unidad) y variable (medido en bandejas, bolsas, etc.)

• Control de stock

• Actualización de precios en lote con selección por rubro, proveedor o marca

• Reportes de stock y de artículos

• Datos empresa:

• Carga de todos los datos de la empresa, logotipo y slogan

• Configuración:

• Numeración automática o manual de artículos, proveedores, clientes, movimientos varios, etc; nombres de las listas de precio, configuración de certificados, email, etc. (dependiendo de la opción será el módulo requerido)

• Seguridad y auditoría

• Usuarios múltiples con asignación de contraseñas y permisos puntuales de acceso a cada parte del sistema

• Auditoría: permite controlar y consultar el acceso de cada usuario a las diferentes partes del sistema

• Ayuda online (actualizada regularmente)

02- Stock Full

Requiere: Stock Base

Descripción:

• Variantes de artículos (útil para venta de productos que bajo el mismo código y precio manejan distinto stock, por ejemplo: vestimenta. Requiere del módulo de Ventas)

• Unidades de medida con conversión automática al comprar/vender

03 - Ventas Base

Requiere: Stock base y al menos un módulo de medio de pago

Descripción:

• Carga de clientes con todos los datos 

• Clasificación de clientes por rubro y tipo

• Venta manual (registro no fiscal) con cambio automático de stock

• Empresa - 1 punto de venta

• Configuración de autonumeración de comprobantes

• Emisión de comprobantes internos X (no fiscal, solo para control y prueba)

• Emisión de presupuesto

• Emisión de remitos no fiscales (para control)

• Emisión de recibo X (no fiscal solo para control)

• Se requiere al menos uno de los siguientes módulos para registrar pagos:

• Cajas Base o Cajas Full: manejo de efectivo

• Bancos: manejo de transferencias, cheques, billeteras virtuales, etc.

• Cuenta corriente (ventas): cuenta corriente de clientes con opción de límite o tope de total.

• Tarjetas de débito y crédito

• Reportes de venta

04 - Ventas FE (Facturación electrónica)

Requiere: Ventas Base

Descripción:

• Facturación electrónica ARCA

• Emisión de comprobantes fiscales: factura, nota de crédito, nota de débito y recibo con asignación de número de CAE y autorización posterior en caso de fallar el servicio web de ARCA

• Empresa - múltiples puntos de venta

• Configuración de autonumeración de comprobantes manual y usando servicio Web de ARCA

• Envío automático comprobantes en formato PDF a los clientes por email

05 - Ventas CF (Controlador Fiscal)

Requiere: Ventas Base

Descripción:

• Emisión de comprobantes fiscales por controlador fiscal

• Empresa - múltiples puntos de venta

• Configuración de autonumeración de comprobantes manual y usando el controlador fiscal

06 - Compras Base

Requiere: Stock Base y al menos un módulo de medio de pago

Descripción:

• Carga de proveedores con todos los datos pertinentes

• Asociación de proveedores a cada artículo

• Asiento de comprobantes de compra con cambio automático de stock y precios de costo

• Facturas, notas de crédito, notas de débito

• Reportes de compras

07 - Compras CC (en desarrollo)

Requiere: Compras Base

Descripción:

• Incluye comprobantes Orden de compra y orden de pago

• Reportes de compras

• Cuenta corriente con proveedores

*13 - Distribución (en desarrollo)

Requiere: Ventas Base

Descripción:

• Agrupación de comprobantes de venta para control de translado de mercadería mediante remitos de carga

Flujo de pagos

08 - Caja Base

Requiere: Stock Base

Descripción:

• Única caja en PESOS ARGENTINOS

• Movimientos de Caja (asiento manual o automático desde un módulo de ventas o compras)

• Apertura de caja

• Cierre de caja con arqueo

• Conceptos de caja

• Reporte de caja (estadístico, cierres X y Z)

09 - Caja Múltiple

Requiere: Caja Base

Descripción:

• Permite varias cajas cada una con su propia moneda

• Múltiples cajas asociadas a puntos de venta iguales o distintos (en caso de adquirir un módulo de ventas)

10  -Bancos

Requiere: Stock Base

Descripción:

• Manejo de Bancos y Cuentas bancarias múltiples (bancos físicos o billeteras virtuales)

• Gastos bancarios

• Movimientos de banco (para cada cuenta bancaria)

• Reporte de movimientos bancarios para conciliación bancaria

• Cartera de cheques

• Aviso automático de cheques en cartera pendientes de cobro o próximos a vencerse

• Aviso automático de cheques emitidos con próximo débito automático

• Asiento de cobro de cheque en cartera

• Asiento de depósito de cheque en cartera en cuenta bancaria

• Reporte de cheques en cartera (filtrado por tipos: rechazados, entregados, etc.)

• Manejo de cheques propios

• Emisión de cheques propios para

11 - Cuenta corriente (ventas)

Requiere: Ventas Base

Descripción:

• Generación de planes de pago manual y en la venta con control de período de vencimiento e interés y período de mora e interés por mora

• Pago de cuotas de forma total o parcial

• Límite o tope de cuenta corriente por cliente opcional

• Movimientos de cuenta corriente separados por cliente cada uno con su propia numeración

• Reportes de cuenta corriente

12 - Tarjetas

Requiere: Ventas Base y Bancos

Descripción:

• Carga de distintos tipos de tarjetas de débito y crédito

• Asignación de planes de pago de forma predeterminada y generación de cuotas de forma automática con cálculo de fechas de vencimiento e interés por período y por mora.

• Registro de movimientos de tarjeta

• Reportes de tarjeta