Introducción
Mediante el módulo de cajas podrá registrar las compras y ventas en efectivo así como cualquier otra operación que involucre el mismo.
Cajas
Aquí puede gestionar los nombres y moneda de las distintas cajas asociadas a su negocio. También puede visualizar los movimientos, abrir y cerrar caja aunque es conveniente esta operación se realice desde el puesto que tiene asociada la caja.
Conceptos de caja
Los conceptos de caja son una forma de categorizar y agrupar los movimientos.
Algunos conceptos no se pueden modificar ya que son automáticos y dependen de la trazabilidad que tiene el sistema del flujo de efectivo.
El sistema ya incluye algunos conceptos predeterminados que se asignan a cada movimiento:
- Comprobante de venta: movimiento generado automáticamente cuando realiza una venta en efectivo. Si es una nota de crédito el importe aparecerá en el egreso.
- Comprobante de compra: movimiento generado automáticamente cuando realiza una compra en efectivo. Si es una nota de crédito el importe aparecerá en el ingreso.
- Cheque cobrado: cuando un cheque de cartera es cobrado en el banco en efectivo.
- Transferencia hacia caja: cuando se transfiere efectivo desde esta caja hacia otra. Se asienta el importe en egreso.
- Transferencia desde caja: cuando se transfiere efectivo desde una caja hacia esta. Se asienta el importe en ingreso.
- Apertura de caja: representa el total de efectivo con el que cuenta en el momento de abrir la caja. Siempre debe abrir la caja antes de iniciar la jornada (siempre y cuando haya habido un cierre anterior).
- Cierre de caja: representa el total de efectivo con el que cuenta en el momento de cerrar la caja. Siempre debe cerrar la caja cuando desea hacer un control o arqueo y/o al final de la jornada o cuando haya cambio de turno.
- Diferencia de menos: movimiento automático generado cuando se realiza un arqueo o cierre de caja y el efectivo real es menor al calculado por el sistema.
- Diferencia de más: movimiento automático generado cuando se realiza un arqueo o cierre de caja y el efectivo real es mayor al calculado por el sistema.
- Seña del cliente: movimiento manual cuyo seguimiento debe hacer el usuario.
- Seña a proveedor: movimiento manual cuyo seguimiento debe hacer el usuario.
Aparte de los anteriores puede agregar todos los que desee, por ejemplo, Gastos de refrigerio, Gastos de combustible, etc; siempre y cuando los mismos estén estrechamente relacionados con el negocio.
Movimientos de caja
Los movimientos de caja son aquellos realizados como consecuencia de:
- una venta
- una compra
- un movimiento cargado manualmente (por ejemplo un gasto)
- un retiro de dinero del banco
- el cobro de un cheque de cartera
- una transferencia de efectivo desde o hacia otra caja
Detalle de los datos de un movimiento de caja:
- #Movimiento: es el número de movimiento automático.
- Fecha y hora: la fecha y hora en la que se realizó el movimiento con precisión de segundos.
- Concepto: el concepto del movimiento
- Detalles: la descripción más detallada del movimiento como por ejemplo, el nro de comprobante, el cliente, etc.
- Ingreso: el importe de efectivo que ingresó a la caja
- Egreso: el importe de efectivo que egresó de la caja
Apertura de caja
Cuando realice la apertura de la caja, el sistema calculará automáticamente y le sugerirá el último saldo que teóricamente quedó en la misma.
Cierre de caja
Este movimiento es muy importante ya que representa el arqueo de caja donde se verá si hay diferencias entre lo que registró el sistema y lo que físicamente existe en la misma.
Detalle de los datos del cierre de caja:
- Caja actual: verifique siempre que la caja sea la que corresponde al puesto que está utilizando. Cuando tiene permiso para visualizar todas las cajas (perfil administrador o gerente) la caja es seleccionable.
- Importe calculado: el saldo de efectivo que el sistema tiene registrado en la caja
- Importe real: aquí ingrese el importe que realmente tiene en mano
- Diferencia: la diferencia entre Importe real - Importe calculado.
- ¿Crear movimiento de diferencia?: si tilda esta opción (recomendado) el sistema creará el movimiento de ajuste (o diferencia) que corresponda
Transferencia de efectivo a otra caja
Esta opción permite asentar dos movimientos de transferencia de efectivo:
- El movimiento de egreso de efectivo en la caja actual
- El movimiento de ingreso en la caja destino
Todo lo anterior es totalmente automático.
Editar detalles de cierre/transferencia
Esta opción le permite controlar los valores o denominaciones; es decir, la cantidad de monedas y billetes de cada denominación.
Asociación de cajas a los puestos
Como ya se dijo en un principio, cada puesto tiene asociados:
- un solo punto de venta
- una sola caja
Esto es muy importante configurarlo y dejarlo fijo antes de comenzar con las compras o ventas en cada puesto en particular. Si no hay ninguna caja asignada, no podrá asentar ningún pago en efectivo; si no asigna ningún punto de venta no podrá realizar ninguna venta.
No deje nunca el sistema sin puestos porque al volverlo a abrir requiere de aunque sea uno para poder validar la licencia. En caso contrario no encontrará ningún puesto y arrojará un error.